タスク管理ツールはどれがいい？ たまったタスクはどうしてる？ みんなのお悩みを聞いてみた | 読者座談会：みんなのホンネ

私はGoogleカレンダーに仕事の予定、プライベートの予定どっちも入れて、全てリマインダーを設定して忘れないようにしています。

業務プロジェクトの進捗は「Redmine」のガンチャートでチームに共有します。リテラシーが必要なツールではあるんですが、開発チームが自社向けにカスタマイズしたものを使っています。

そうですね。Redmineと似たツールですが、うちでは「Jira」を使っています。「ツールが上手く使えない」というのはやっぱり悩みの種です。UIがとっつきにくいし、設定も難しいので……。

ただそれ以前に、登録したタスクの期限はちゃんと入れようよ！ というのもあります。きちんとタスク分解できない人もいるので、ガントチャートにすると1本しか出てこないなんてことも……（笑）。

弊社では「Backlog」を使っているんですが、タスクの粒度は自分がやりやすいレベルでいいから、まずは抱えているものを全て書き出して！ と啓蒙しています。そもそもタスクを共有するという文化が根づいていないんですよね。

あと、重用しているのはBacklog内の「Wiki」。運用管理の方法など、決まったことはどんどんストックしています。逆に流れてもいいチャットは「Slack」で、という二刀流です。

放置タスクの解消におすすめなのは、新卒や若手社員に「お掃除屋」をやってもらうこと。たまったタスクを定期的に巡回して、相手がどれだけ上長でも「早くやってください！」と尻たたきしてもらう。若手は誰が何の仕事してるかわかるし、上司は叩かれたくなくて頑張るので、一石二鳥です。

私はフリーランスですが、記事作りのプロジェクトに携わった際、同じくBacklogを重用しました。メインで使ったのは「カンバンボード」。デジタルの付箋的な役割で、とにかく左から右に流すことを徹底しました。

タスク管理がうまくいかなかったプロジェクトもあります。「Notion」を使ってSEO記事のリライトをディレクションしましたが、タスク定義の立て方に問題があり、コミュニケーションエラーが続発しました。

リモート環境であれば尚更そうですが、タスクを立てる際は、「誰が何に対して行うのか、それをどのような状態にすれば完了なのか」を明確にするのが大切です。目的や対象がわからない状態では、永遠に完了しないタスクが浮いてしまいます。

タスク管理の重要性が理解できない人ももちろんいますが、うちでは「週1の部会までに必ずステータスを整理しておこう」と決めて運用しています。

私もそうです。広報は1社にごく少数しかいないので、そもそも共有する相手がいないというのもあって、タスク管理はついつい後回しにしちゃいます。ツールを導入してみたこともあるんですが、チーム全員が同じ認識で取り組まないとうまくいかないですね。

管理する数の問題かと思います。自分1人なら回ればいいし、3人くらいなら最悪電話でも共有できる。でも、10人でプロジェクトを進めるとなると、さすがに付箋じゃ無理。なにかツールを使った方がいいですよね。

うちも紙媒体メインの会社で、タスク管理という言葉自体が苦手な人も多いです。社内の平均年齢が高く、ツールもなかなか普及しなくて。Backlogを使っても、この人のタスクだけいつも炎上してる……なんてこともあるので、「後でやってください」じゃなくて「いつまでにする」を習慣化するようにしています。

ツールを使っても、たとえばBacklogで記録するべきことをSlackで振られたり、逆にSlackでいいようなことをBacklog上で送られたりと、境目が曖昧になってしまうという問題もありますね。

前職では、ツール上でのコミュニケーションの割合はBacklog8割・Slack2割程度でしたが、今はそれぞれ半分くらいです。職場の習熟度によって変わりそう。「ストックしなくても問題ないことだけSlackに」と言ってはいますが、なかなかその境目は難しかったりします。