会議はストレスの元凶？過半数が「事前資料作り」や「議事録の作成」に負担【パーソルプロセス＆テクノロジー調べ】

MTG前後の作業が多いのは管理職だが、ストレスを感じやすいのは一般社員？

パーソルプロセス＆テクノロジーは、「社内会議や社内ミーティングに関する実態調査」を実施した。従業員100名以上の企業に勤める会社員・経営層の500名が回答している。

社内会議やMTGの頻度は？一般社員は週1未満が約4割

まず、社内会議やミーティングの頻度について聞くと、一般社員は「週1回未満」が42.4%と最も多く、管理職は「週1〜2回」「週3〜4回」の合計が全体の半数を超えていた。また管理職では、1日2回以上の参加と想定される「週9〜10回」以上の割合も比較的多い傾向だった。

会議の主な目的としては、管理職・一般社員ともに「進捗報告や情報共有のため」が最も多かった。また、管理職は「意思決定をするための会議」「特定の問題を解決するための会議」の参加も多いようだった。

1回の会議にかかる時間としては、管理職・一般社員どちらも「30分〜1時間程度」の会議が最も多く、ついで「15分〜30分程度」「1時間〜2時間程度」と続いた。

次に、会議の準備作業について聞くと、最も多く時間をかけているのは「会議関連資料の作成」で、管理職では平均36.7分、一般社員では平均26.9分となった。また、「準備していない」と回答した割合を平均すると、管理職23.4%、一般社員41.5％となり、約1.8倍の差があることがわかった。

会議の事前準備に対しストレスを感じるかという質問では、管理職も一般社員ともに、ほとんどの作業で半数以上が「ストレスを感じている」という結果となった。最も心的負担が大きい作業は「会議関連資料の作成」で、全体では管理職よりも一般社員の方がストレスを感じている割合がやや高いことがわかった。

続いて、会議やミーティング後の作業について聞いたところ、最も多く時間をかけているのは管理職・一般社員ともに「議事録作成」で、作業時間としては管理職のほうが長い傾向が見られた。また、「していない」を回答した割合を平均すると、管理職28.0％一般社員43.9%で、約1.6倍の差があることがわかった。

また、会議後の作業に対しても、管理職・一般社員ともに半数以上がストレスを感じており、最も負担が大きいのは「議事録作成」だった。準備作業と同じく、管理職よりも一般社員のほうがストレスを感じやすい傾向だった。

最後に、議事録作成において困ることを聞くと、「要約や要点の抽出が難しい」が40.2%で最も多く、ついで「認識があっているかが不安」「打ち込む文字数が多い」と続いた。

良い議事録とはどのような議事録だと思うかと聞くと、8割近くの人が「要約や要点がまとまり、すぐに理解できる」と回答した。要約や要点の抽出には難しさがある一方で、わかりやすくまとまっていることに対する評価やニーズが高いことがうかがえた。