英語でスムーズに日程調整！海外からの予期せぬ問い合わせに対応する方法| ビジネス英語メール書き方 | 英語が苦手なWeb担当者向け「ビジネス英語講座」

海外の潜在顧客から「一度ミーティングをしたい」と言われた！
海外から製品・サービスへのクレームやご意見をいただいた！
海外のメディアから取材依頼が届いた！

このように突然、英語が必要になったら、どう対応すればいいのでしょうか？英語が苦手なウェブパンに、Wix.com Japanで広報をつとめる間島ゆかり氏が、ビジネス英語のフレーズと、その使い方を詳しく教えてくれます。

この記事を読むべき人：英語が苦手なWeb担当者、マーケター
この記事でわかること：下記4つのお問い合わせに返信する方法

英文メールでスケジュールの調整をする方法
製品・サービスへのクレームに返信する方法
顧客からの要望に返信する方法
取材依頼に返信する方法
フレーズ一覧

英文メールでスケジュールの調整をする方法

間島さん、困ったパン！

海外の企業から「広告のメニューを詳しく知りたいので、一度ミーティングできないか？」って問い合わせが英語で届いたパン。どうやって返信したらいいんパン……？

どんなメールか、見せてもらえる？

To whom it may concern,

ご担当者様

My name is 〇〇 from △△ Inc. based in Hong Kong.
We offer website analytics tools for the Japanese market, and are interested in placing an advertisement in Webtan.

私は、香港の△△社の〇〇と申します。弊社は日本市場向けにウェブ解析ツールを提供しており、ウェブ担での広告出稿に関心があります。

I would like to know more details, but could you schedule a meeting?

詳細を知りたいので、ミーティングの設定をお願いできますでしょうか。

I look forward to hearing from you soon.

早急にお返事いただけたら幸いです。

Kind regards,

敬具

なるほど。じゃあ、ミーティングスケジュールをいくつか提案する返信をしましょう。料金一覧などの資料がある場合は、添付するといいですね。

ちなみに「To whom it may concern」は、送り先の相手を特定しない言い方です。性別問わず使える表現なので、覚えておくと便利ですよ。

Dear Mr/Mrs. XXX,

This is Webpan from Impress Corporation.

株式会社インプレスのウェブパンです。

Thank you very much for contacting us. I'm sorry for the late reply.

お問い合わせ誠にありがとうございます。お返事が遅くなり申し訳ありません。

I am available anytime after 2 pm from Monday to Friday (Japan Time).

日本の時間で、月曜から金曜の午後2時以降でしたらお打ち合わせ可能です。

Does that work for you?

こちらご都合いかがでしょうか？

Please find the attached company brochure for your reference.

ご参考までに、当社の会社案内も添付しておきます。

Sincerely,

敬具

「I am available～」は「（予定が）空いています」を意味する言葉です。

I am available at 2 pm on February 3rd.
2月3日の午後2時が空いています。

また、期間を表す言い回しは、いくつかあります。

I am available anytime between Monday and Wednesday during weekdays.
平日の月曜日から水曜日ならいつでも空いています。
I am available after 2 pm, Monday through Friday.
月曜から金曜の午後2時以降でしたら空いています。

このとき気をつけたいのが、時差です！今回は相手が香港で、時差が少なかったので日本時間を記載しましたが、欧米など時差が大きい場合は、相手の時間で書いてあげると親切です。その際は、次のように書きましょう。

5 pm from Tuesday to Thursday(your time またはPST^※).
（あなたの時間または米国の太平洋時間で）火曜日から木曜日の午後5時でしたら空いています。
※パシフィック・タイムゾーンの略

間違いがないよう、時差を調べるツールを使うといいですよ。もし相手の所在が本文に書いていなければ、メールの署名欄を見るか、相手に聞きましょう。

時差の計算ってむずかしいから、ツールに頼るのが一番パンね。

あとは、日時をピンポイントに複数提案したければ、箇条書きにして候補を羅列してあげましょう。

I am available for the dates and times below.

私は以下の日時が空いております。

10 am on Feb. 2
2月2日午前10時
11 am on Feb. 4
2月4日午前11時
2 pm on Feb. 7
2月7日午後2時

以上をふまえ、返信のポイントは4つです！

ポイント1
短く簡潔に、冗長にしないこと。基本的には日本語のビジネスメールと同じだと考えてください。長くても二行以内に一文をおさめましょう。

ポイント2
結論を先に述べましょう。今回の場合であれば「ぜひ打ち合わせをさせてください」という相手への回答を先に示すことが重要です。

ポイント3
ポイント1と似ていますが、できるだけシンプルな言葉で書きましょう。相手がネイティブではない可能性もあるので、専門的な言葉を使っても伝わらないかもしれません。一部の業界用語を除けば、中学校で習うレベルの英語でOKです。難しく考える必要は全然ありません。

ポイント4
文末には「Sincerely,」または「Kind regards,」と添えます。「,」まで忘れないように書きましょう。

なるほど、相手もノンネイティブの可能性があるパンね。

そうなんです。
あと文末の言葉は、相手との関係性によって使い分けます。主に3パターンあります。

「Sincerely,」「Kind regards,」は、フォーマルな言い回しで、初めてやり取りをする方に使います。
「Best regards,」は取引先など、すでに関係が構築されている相手に使うことをおすすめします。
「Thanks,」は、カジュアルな言い方なので社内の人に使います。

ただし、これについては絶対的な正解がないようです。多くの場合、上記のように解釈されています。

ウェブパン

英語にも「敬具」みたいな文化があるパンね。
あっ、でも、アポを取ったところで打ち合わせを英語でなんてできないパン……。

そんな時は、思い切ってプロの通訳を頼んでみましょう！

製品・サービスへのクレームに返信する方法

今度は海外の読者から「エラーが発生していてWeb担当者Forumのページが開けない」と、英語でクレームが来たパン！

すぐ技術チームに連絡するとして、この読者の方にはどう返信すればいいんパン！？

あらら……。まずは落ち着いてね。
そんなときは、次のように書いてみてはどうでしょうか？

Thank you for bringing this to our notice.

お知らせいただきありがとうございます。

We are aware that our website is currently experiencing some technical issues.

現在、弊社ウェブサイトにて技術的な問題が発生していることを認識をしております。

Our team is working to resolve it as soon as possible.

当社のチームは、できるだけ早く解決できるように取り組んでおります。

We will send you a notification to your registered email address when the issue is fixed.

問題が解決したら、ご登録のEメールアドレスにお知らせいたします。

復旧の見込み時間がわかるようなら、次のように記載しておくといいでしょう。

You can expect our team to fix your issue within the next 〇〇hours/days.
〇〇時間/日以内に解決できる見込みです。

ただし予定通りに復旧しないと、さらにトラブルのもととなりますので気をつけてね。

顧客からの要望に返信する方法

今度は、海外の別の読者さんからは「画像の文字が小さいので、もう少し大きくしてくれませんか？」と要望の英文メールをもらったパン。

こういうときは、どう返信すればいいパン……？

それは貴重な意見だから、次のようにお礼を伝えるといいですね。

Thank you for your valuable feedback.

貴重なご意見ありがとうございます。

We will forward your feedback to the relevant department.

頂いたフィードバックは関連部署にお伝えいたします。

ポイントは「必ず修正する」といった明言は避けることです。あくまで、ご意見をいただいたことへのお礼と、関係部署に共有するとだけ伝えておきましょう。

この英文なら、いろんなリクエストの返信に対応できるパン！

ほかにも、お客様からは「会社で製品を導入したいのですが、法人割引はありますか？」「協業を検討したいので一度お話しできますか？」といったお問い合わせが想定できるでしょう。

そんなときに使える表現を、以下にまとめておきますね。

Thank you so much for your interest in our product.

弊社製品にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。

Our sales representative will contact you about corporate purchase discount within 2 business days.

弊社の営業担当が 2 営業日以内に法人向けの割引に関してご連絡を差し上げます。

取材依頼に返信する方法

間島さん！今度は海外のメディアから「ウェブパンを取材したい」と依頼があったパン！ついに海外デビューだパン！？

すご～い！何の取材なの？

それがよくわからないんだパン。詳細を聞くには、どうやって返信すればいいんパン？

そんなときは、次のように返信してみましょう！

Thank you very much for your interest in interviewing Webpan.

ウェブパンへの取材にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。

Could you tell me more about your media outlet, topics and deadline for the interview?

取材媒体、テーマ、取材の期限といった詳細を教えていただけますか？

詳細を聞いたら、世にも奇妙なピンク色のパンダの実態を知りたいんだってパン……。

もしお断りするときは、次のように返信するといいですよ。

Due to the business trip, I’m not available for the interview for the coming weeks.
出張のため、この先の数週間は対応できそうにありません。
I don’t consider myself to be the right person to comment on the topic that you are looking for.
私は、お求めのトピックについてコメントをするのにふさわしくないと考えています。

何らかの理由で対応ができない場合、差し障りない範囲で理由を明確にしてきちんとお断りしましょう。理由を記載しないと、「何かまずい事情があるのかな？」と思われる可能性もあるので、真摯に対応することが大切です。